En af de største fordele ved et intranet er, at det skaber overblik over aktiviteterne i jeres virksomhed. Medarbejderne kan således hurtigt finde relevante oplysninger, hvad enten det gælder faglige forhold som persondata og årsregnskaber eller sociale forhold som fødselsdage og nyansættelser. Et intranet kan derfor give jer og jeres medarbejdere store fordele i hverdagen – både som arbejdsredskab og som kommunikationskanal.
De væsentligste fordele ved et intranet er, at det:
- Forbedrer kommunikationen og vidensdelingen ved at samle al information ét sted
- Binder organisationen sammen gennem synliggørelse af fælles mål, værdier og visioner
- Letter medarbejdernes hverdag og giver dem mere tid til at fokusere på det vigtige, hvilket kan gøre dem bedre til deres arbejde
- Sparer omkostninger ved at reducere tiden, som medarbejderne skal bruge for at finde relevant information
- Optimerer interne processer gennem vidensdeling og samarbejde
- Fastholder medarbejderne fordi de føler sig orienteret og involveret i organisationen
Det lyder jo næsten for godt til at være sandt, og det er det desværre også ofte. Typisk spilder medarbejderne store mængder af tid med at lede efter det, de skal bruge, fordi intranettet ikke er baseret på deres arbejdsprocesser og behov.
Fokusér på jeres medarbejdere
På samme måde som websites tilpasses brugerne, skal brugeradfærden også være et gennemgående element i et intranetprojekt. Det handler dermed om at rette blikket mod jeres medarbejdere og sikre, at I forstår hvilke typer information, de har behov for. På denne måde sikrer I, at intranettet bliver en aktiv del af deres hverdag.
Et intranetprojekt er dermed både et kommunikationsprojekt og et organisationsprojekt. Det er ikke nok at sikre, at den tekniske side af intranettet fungerer – det er mindst lige så vigtigt at lytte til medarbejderne og tage hensyn til deres behov i løsningen. På baggrund af vores erfaring med intranet, har vi opstillet 10 skridt, der sikrer, at I udnytter jeres intranet optimalt.
10 skridt til at opnå succes med intranet
- Afklaring af rollefordelingen og ansvarsfordelingen i intranetprojektet
- Udarbejdelse af projektplan og milepæle
- Afklaring af medarbejdernes informationsbehov
- Klarlægning af interne arbejdsgange
- Informationsarkitektur og interaktionsdesign der understøtter arbejdsprocesser og behov
- Valg af hensigtsmæssigt system
- Indholdsproduktion
- Teknisk implementering
- Test
- Løbende vedligeholdelse for at sikre, at indholdet altid er opdateret
Det er vigtigt, at der er en klar rolle- og ansvarsfordeling, så intranettet bliver prioriteret i en travl hverdag. På denne måde sikrer I, at indholdet løbende bliver opdateret, så det forbliver relevant for medarbejderne.
Medarbejderinvolvering afføder ofte en masse spændende idéer, og det vil formegentlig ikke være muligt at imødekomme alle ønsker. Vores erfaring viser dog, at signalværdien i at lytte til medarbejdernes behov og ønsker er altafgørende for, om jeres intranet bliver en succes.
Kontakt os og hør mere om, hvordan vi kan hjælpe jer med at få et effektivt intranet, der bliver brugt af jeres medarbejdere, så investeringen i intranettet bliver en succes.